עכשיו תחילת שנה חדשה. בואו נעצור רגע ונחשוב איך תיראה השנה הקרובה בעסק שלכם. האם יש לכם תוכנית עבודה שתיקח אתכם לשם? או שאתם פשוט "זורמים" עם מה שיבוא?
ניהול עסק זה מסע ארוך. בלי תוכנית עבודה ברורה, זה כמו לצאת למסע הזה בלי מפה. אתם בטח יודעים איך זה ייגמר…? לכן עסקים שרוצים לא רק לשרוד או להתגלגל, אלא להצליח ולהרוויח באמת – חייבים לבנות תוכנית שנתית.
איך בונים תוכנית עבודה לעסק? הנה 5 שלבים פשוטים:
כדי לתכנן את השנה הקרובה, קודם כל חשוב להבין מה היה בשנה האחרונה. כמה מכרתם בשנה האחרונה? כמה הוצאתם? האם הרווחתם משהו, או שאתם מרגישים שעבדתם נורא קשה ובקושי ראיתם רווח? נתונים קודמים של עסק הם זהב טהור, ומי שמתעלם מהם מפסיד בגדול.
לכן, כשאתם מסתכלים על השנה הקודמת, תשאלו את עצמכם:
- מה עבד טוב ומה פחות? איפה נתקלתם בקשיים ואיפה היו ההצלחות? חשוב שהבחינה תהיה בכל אחת מהזרועות שיש בעסק, למשל:
- מכירות ורווחיות: האם אתם יודעים בדיוק מאיפה הגיעו הרווחים שלכם ומה היו ההוצאות המיותרות?
- שיווק: אילו ערוצי שיווק עבדו הכי טוב?
- תפעול: האם היו תקלות בתפעול שגרמו להפסדים או לעלויות נוספות?
טיפ: אם אתם מגלים שחסרים לכם נתונים כי לא בוצע תיעוד מסודר, תשקלו להוסיף את זה כאחד מהיעדים לשנה החדשה.
2. הגדרת יעדים ברורים – מה אתם רוצים להשיג?
במקום "יותר לקוחות", תציבו "להגדיל מכירות ב-20%".
- במקום "להרוויח יותר", תגדירו "שהרווח התפעולי יסתכם השנה ב-35% במקום 25% אשתקד".
זיכרו, יעד לא מדויק עלול להישאר בגדר חלום – ולכן חשוב לדייק! ככל שתדייקו יותר את היעדים שלכם, כך תגדילו את הסיכוי להצלחה בהשגתם!
3. פרוק היעדים לפעולות ברורות – איך מגיעים לשם?
כשהצבתם בעבר יעדים, האם הגעתם אליהם? אם לא, אולי זה בגלל שהם לא היו ריאליים, או שהם לא היו ברורים ומפורקים לפעולות קטנות.
לכן, בשלב הזה תשאלו את עצמכם – מה צריך לקרות כדי שתגיעו ליעדים? החוכמה היא לרדת לפרטים. כל יעד שאתם מציבים צריך להתפרק לפעולות פשוטות וברורות שתוכלו לבצע. אחרת, הוא יישאר בגדר חלום.
נניח שאתם רוצים להגדיל את המכירות ב-20%. על סמך ניתוח נתונים בעבר ובהתאם לסוג העסק יכולות להיות מספר תשובות: להגדיל את מספר הלידים, לשפר את יכולת המכירה של בעל העסק או של צוות המכירות או אולי נכון להוסיף מוצרים נוספים כדי להגדיל את המכירות.
לכל תשובה או דרך פעולה שתעלה, חשוב לעשות את כל הפירוק עד הסוף. בשלב הבא כבר תחליטו באיזו דרך תתמקדו או ממה תתחילו.
דוגמא לפירוק ראשוני:
מה צריך לקרות כדי להגדיל את המכירות? להגדיל את מספר הלידים.
מה צריך לקרות כדי להגדיל את מספר הלידים? לשפר את השיווק הדיגיטלי.
מה צריך לקרות כדי לשפר את השיווק הדיגיטלי? לפרסם קמפיין בגוגל.
מה צריך לקרות כדי לפרסם קמפיין בגוגל? לאתר מומחה לגוגל.
-
מה צריך לקרות כדי לאתר מומחה לגוגל?
לאתר 5 מומחים דרך מכרים או המלצות באינטרנט, לקבוע פגישה עם כל אחד מהם, לבקש מכל אחד הצעת מחיר לליווי, להשוות בין ההצעות על סמך אסטרטגיה מוצעת לפרסום, חיבור אישי, המלצות ומחיר ולהחליט עם מי אני הולכים ומתי מתחילים תהליך עבודה משותף.
שורה תחתונה: ככל שתפרקו את היעדים לפעולות מדויקות יותר, כך תוכלו לתכנן את הצעדים בצורה טובה יותר.
4. תיעדוף ותזמון – מה לעשות קודם?
אם אתם כמו רוב בעלי העסקים, יש לכם הרבה יעדים שתרצו להשיג השנה, או כמה רעיונות לדרכי פעולה כדי לקדם יעד מסוים – אולי קורס מכירות, פרסום דיגיטלי או שיפור היחסים עם לקוחות קיימים. אבל איך יודעים במה לבחור ומאיפה להתחיל?
תיעדוף הוא המפתח להצלחה. כמו ילדים בחנות ממתקים, אתם רוצים הכל, אבל יודעים שאתם צריכים לבחור רק אחד!
אי אפשר לעשות הכל בו זמנית. לא בטוח שיש לכם את הזמן, הידע, היכולת, הכסף, כוח האדם או מוטיבציה להכל. לכן, כאן חשוב להבין במה מתמקדים קודם, באיזו דרך פעולה בוחרים להתמקד השנה? וממה מתחילים?
יש הרבה שיטות לתיעדוף חכם כמו חוק 80/20, בחינת חשוב מול דחוף ועוד רבות. תבחרו את השיטה שאתם הכי מתחברים אליה. אם לא רגילים לעבוד עם שיטות או שאתם קולטים שיש לכם סלט בראש מרוב הרעיונות, אני מציעה שיטה פשוטה:
שאלו את עצמכם:
-
איזה יעד מתוך כל היעדים יקפיץ את העסק בצורה הכי משמעותית? ובו תתמקדו.
-
איזו דרך פעולה מתוך האפשרויות תיתן תוצאה הכי מהירה או שתהיה הכי פשוטה ליישום ? ותתחילו ממנה.
טיפ: תשקלו לגייס כוח אדם נוסף (מומחה במיקור חוץ או עובדים) כדי לקדם את היעדים שלכם. זה יפנה לכם יותר זמן למה שחשוב באמת – ניהול של העסק. זה רלוונטי רק במידה ומתקיימים שני תנאים: יש לכם תקציב ויכולת לנהל ולבקר את הביצוע. כי בין אם זה עובד שלכם או מומחה במיקור חוץ, אם אתם לא מנהלים אותו או עושים בקרה על העבודה שלו, סיכוי גדול שאתם זורקים כסף לפח.
והשלב האחרון, סופר חשוב, זה ניהול ובקרה – איך תוודאו שאתם בדרך הנכונה? את זה חשוב לקבוע עוד לפני שמתחילים ליישם את התוכנית.
5. ניהול ובקרה – איך עוקבים אחרי ההתקדמות?
המון עסקים מתחילים את השנה עם תוכנית, ואז פשוט שוכחים ממנה והיא נשארת במגירה. אל תהיו כאלה!
שאלו את עצמכם: איך תוודאו שאתם בדרך הנכונה? איך תדעו אם אתם מתקדמים לקראת היעדים שהצבתם?
המפתח כאן הוא מעקב. תעשו לעצמכם פגישות מעקב חודשיות. זאת יכולה להיות פגישה עם עצמכם או עם הצוות שלכם, כדי לבדוק האם עמדתם ביעדים של אותו חודש ומה ההשפעה של הפעולות שבוצעו. לדוגמה, קבעו מועד קבוע בחודש כדי לבדוק את ההתקדמות שלכם – כמו יום חמישי האחרון של כל חודש.
טיפ חשוב – אם משהו לא עבד, תתקנו בזמן אמת! אל תחכו לסוף השנה כדי לגלות את זה.
ותזכרו: במקרים שבהם אתם לא מתקדמים כמו שציפיתם, אל תהססו לפנות לעזרה מקצועית, כמו יועץ עסקי. זה יכול לחסוך לכם זמן, כסף וכאב ראש!
לסיכום
אז יש לכם מטרות לשנה הקרובה? איך תוודאו שהן יקרו? תוכנית פעולה שנתית היא מפת הדרכים שלכם להצלחה. תתחילו בניתוח מצב קיים, תגדירו יעדים ברורים, תפרקו אותם לפעולות, ואל תשכחו לעקוב אחרי ההתקדמות שלכם בכל חודש.
הצלחה היא לא רק להציב מטרות – היא לדעת איך להגיע אליהן צעד אחרי צעד.